ELENA?

Was Sie über das ELENA-Verfahren wissen sollten

Zur Abkürzung:
ELENA – ELektronischer EntgeltNAchweis

Offizielle Ziele:

  • Vereinfachung der Beantragung diverser Sozialleistungen durch digitalisierten Datenzugriff
  • Bürokratieabbau

In Kraft seit: 01.01.2010 (ELENA-Verfahrensgesetz beschlossen am 29.03.2009)

Funktionsweise:
Seit Januar 2010 müssen alle Arbeitgeber verpflichtend einen umfassenden Datensatz über alle bei ihnen Beschäftigten an eine Zentrale SpeicherStelle (ZSS) übertragen. Die ZSS wird von der Deutschen Rentenversicherung betrieben.

Bei den ohne Widerspruchsmöglichkeit seitens Arbeitgeber oder Arbeitnehmer zu übertragenden Daten handelt es sich neben Name, Geburtsdatum und Anschrift um ausführliche Angaben zu den Einkommensverhältnissen sowie zur familiären und beruflichen Situation. Übermittelt werden unter anderem Gehaltsumfang, Angaben zur Ausbildung, Gewerkschaftsmitgliedschaft, eventuelle Kündigungen, Fehlzeiten (entschuldigte und unentschuldigte) sowie deren Gründe.

Die Datenerhebung und Übermittlung geschieht unabhängig davon, ob die Betroffenen tatsächlich jemals Sozialleistungen gleich welcher Art in Anspruch nehmen oder nicht.

Die monatlich an die Speicherstelle übertragenen Daten werden bei der ZSS zentral für alle Beschäftigten abgelegt und auf Vorrat gespeichert. Dies erfolgt unter Einsatz eines Anonymisierungssystems, welches durch ein extern eingesetztes Unternehmen, die so genannte Registratur Fachverfahren (RFV), angesiedelt bei der Informationstechnischen Stelle der Gesetzlichen Krankenkassen (ITSG) erstellt und verwaltet wird. Das Anonymisierungssystem soll garantieren, dass keine Rückschlüsse auf die hinter dem Datensatz stehende Person gezogen werden können, solange diese hierzu nicht ausdrücklich und fallgebunden persönlich zustimmt. Die ITSG ist eine GmbH, also ein privatwirtschaftliches Unternehmen.

Im Falle der Beantragung von Sozialleistungen gibt die beantragende Person der zuständigen Behörde mittels elektronischer Signatur die Einwilligung, dass diese auf die hinterlegten Daten zugreifen darf. Die Kosten für die Erstellung dieser elektronischen Signaturkarte sind in der Regel durch die Betroffenen selbst zu übernehmen (es gibt allerdings eine Härtefallklausel).

Ohne Freigabe der elektronischen Daten soll ab 2012 keine Sozialleistungsberechung mehr erfolgen.